Người ta vẫn thường hay nói câu “Không có bữa ăn nào là miễn phí”. Vậy tại sao lại có những phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí để cho bạn sử dụng.
Nó có đáp ứng được nhu cầu quản lý của bạn hay không? Và đằng sau cái miễn phí đó là gì? Hãy cùng chúng tôi phân tích ưu nhược điểm của việc sử dụng nhé.
1. Những điều cần biết về phần mềm quản lý nhà hàng
1.1. Phần mềm quản lý nhà hàng là gì?
Phần mềm quản lý nhà hàng là phần mềm hỗ trợ các cửa hàng kinh doanh ăn uống quản trị và xử lý các nghiệp vụ bán hàng một cách chuyên nghiệp. Một phần mềm quản lý nhà hàng dù miễn phí hay không đều có chung một mục đích để kinh doanh hiệu quả hơn, đồng thời giúp tiết kiệm nhân lực, thời gian và chi phí.
Những tính năng tiêu biểu của phần mềm quản lý nhà hàng nói chung là nghiệp vụ bán hàng, phân quyền và quản lý nhân viên, kiểm soát nguyên vật liệu, quản lý đơn hàng, thiết lập báo cáo chi phí và doanh thu,…Ngoài ra, mỗi phần mềm khác nhau sẽ có một số tính năng nhất định.
1.2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhà hàng
Để vận hành tốt một nhà hàng, đòi hỏi người quản lý phải phải theo dõi và xử lý một khối lượng công việc đồ sộ. Tuy nhiên, thật khó để quản lý từ nhân viên, chi phí, nguyên vật liệu đầu vào theo cách thủ công. Chắc chắn sẽ xảy ra nhiều sai sót không lường trước được. Nhất là với nhà hàng có nhiều chuỗi lớn. Do đó, đòi hỏi phải có sự trợ giúp từ máy móc thông minh. Đó là lí do vì sao cần đến phần mềm quản lý nhà hàng. Những lợi ích mà mọi người nhận được từ việc sử dụng phần mềm đó là:
– Đối với nhà quản lý: Dễ dàng kiểm soát hiệu quả kinh doanh của nhà hàng để kịp thời có những phương án giải quyết chẳng hạn như tiết kiệm chi phí nhân sự; quản lý chặt chẽ và hạn chế nhân viên gian lận. Đặc biệt có thể quản lý từ xa.
– Đối với nhân viên: Tránh nhầm lẫn, sai sót khi phục vụ, nhất là khi khách đông. Rút ngắn quy trình kiểm tra kho hàng, tối ưu thời gian và hiệu quả làm việc.
– Đối với khách hàng: Hài lòng vì nhận về phong cách phục vụ chuyên nghiệp
2. Phân loại phần mềm quản lý nhà hàng
2.1. Phần mềm miễn phí có thời hạn
Đa số trên thị trường, các phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí đều có thời hạn sử dụng. Thường thì người ta sẽ cho các bạn dùng thử tối đa 3 tháng. Sau đó các chức năng sẽ bị khóa các bạn không thể tiếp tục sử dụng nữa.
Ưu điểm của việc dùng thử
Việc sử dụng một phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí trong 1-3 tháng, gọi là bản trial – là bản dùng thử trước khi bạn mua nó.
Nó có ưu điểm là bạn có thể thử xem tính năng của phần mềm có phù hợp với yêu cầu quản lý thực tế tại nhà hàng của bạn không. Các yêu cầu về báo cáo thu chi, công nợ, tài sản cũng như lãi lỗ có được thể hiện chuẩn xác và dễ hiểu hay không? Cũng như việc thao tác trên phần mềm có dễ sử dụng, có bị chậm hay sự cố không.
Việc sử dụng thử phần mềm miễn phí sẽ giúp bạn có trải nghiệm tốt trước khi quyết định đầu tư một phần mềm để quản lý lâu dài.
Nhược điểm của việc dùng thử phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí
Nếu bạn không xác định mua mà chỉ dùng thử thì sẽ rất mất thời gian. Bởi những phần mềm miễn phí đó sẽ bị khóa ngay sau khi hết thời hạn. Lúc đó toàn bộ dữ liệu của bạn cũng rất có thể bị chia sẻ cho bên thứ 3.
Hoặc nếu có ý định mua nhưng khi lựa chọn không kỹ, sau quá trình dùng thử bạn thấy có quá nhiều bất cập, không thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng, thì bạn đã tiêu tốn thời gian công sức cho quá trình dùng miễn phí này. Không những thế, dữ liệu của bạn cũng có thể bị đánh cắp.
2.2. Phần mềm quản lý miễn phí không thời hạn
Nếu bạn chịu khó tìm kiếm, cũng có không ít các phần mềm thực sự miễn phí, không có thời hạn sử dụng. Tuy nhiên bạn hãy cân nhắc trước khi sử dụng chúng, cùng tham khảo các ưu nhược điểm dưới đây.
Ưu điểm
Bạn có thể không phải tốn thêm bất kỳ khoản chi phí nào cho việc đầu tư một phần mềm (thường cũng khá tốn kém). Bạn có ngay công cụ để quản lý đầu ra đầu vào, hạch toán thu chi.
Tất nhiên sẽ tiện lợi hơn nhiều khi phải hạch toán sổ sách bằng tay, thì có phần mềm miễn phí, dù đơn giản cũng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn.
Tuy nhiên ngoài ưu điểm kể trên thì bạn sẽ phải rất cẩn thận, bởi nguy cơ và hệ lụy có thể sẽ mắc phải không hề nhỏ.
Nhược điểm của phần mềm này
Chắc chắn, không có bữa cơm miễn phí nào lại ngon và lâu dài cả. Phần mềm miễn phí cũng vậy, bạn có thể gặp phải các nguy cơ sau:
Máy nhiễm virut: đa số các thứ miễn phí download trên mạng đều đính kèm virut. Máy tính một khi nhiễm virut thì sẽ rất nguy hiểm. Ở mức độ nhẹ, thì nó liên tục xuất hiện các trang quảng cáo làm bạn khó chịu. Nhưng ở mức độ nặng hơn, có thể bạn sẽ bị đánh cắp những thông tin bảo mật quan trọng, và có thể bạn sẽ mất tiền trong tài khoản ngân hàng…
Dữ liệu của bạn sẽ bị đánh cắp bao gồm các thông tin quan trọng như thông tin khách hàng, các nhà cung cấp, giá nhập cũng như doanh thu. Bạn chắc chắn không muốn chia sẻ những thông tin kinh doanh của mình phải không?
Không có người hỗ trợ: Sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí, bên cạnh các nguy cơ gặp phải thì khi có sự cố, bạn sẽ không tìm được chuyên gia để hỗ trợ xử lý mà sẽ phải tự mình loay hoay rất mất thời gian và công sức.
2.3. Đầu tư phần mềm quản lý nhà hàng phù hợp với nhu cầu sử dụng
Như vậy, việc sử dụng một phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí sẽ đánh đổi thời gian công sức của bạn mà lại tiềm ẩn rất nhiều rủi ro.
Theo lời khuyên của chúng tôi, bạn nên tìm một phần mềm uy tín được nhiều người sử dụng và nhiều review tốt trên thị trường với giá thành hợp lý rồi xin dùng thử.
Trong quá trình dùng thử để mua, các công ty uy tín sẽ có khách hàng hỗ trợ bạn tận tình, hướng dẫn cách sử dụng, cách nhập liệu và in ra báo cáo.
- Cuối quá trình dùng thử, bạn sẽ phải thanh toán phí duy trì hàng năm và bạn sẽ nhận được hợp đồng về sự hỗ trợ cũng như các điều khoản bảo mật dữ liệu. Các công ty cũng sẽ hỗ trợ bạn trong tất cả các sự cố, backup dữ liệu để không bị mất data khi gặp sự cố gì đó.
2.4. Các phần mềm quản lý nhà hàng nổi tiếng hiện nay
| Tiêu chí | Báo cáo thống kê chi tiết về tình hình kinh doanh của nhà hàng | Hỗ trợ quản lý từ xa trên điện thoại | Nền tảng hỗ trợ | Miễn phí/Trả phí |
| POS365 | √ | √ | – Windows – Android – iOS | 92.000 VNĐ/1 tháng |
| IPOS | √ | √ | – Windows – Android – iOS | Trả phí |
| PosApp | √ | √ | – Windows – Android – iOS | – Gói cơ bản: 120.000 VNĐ/1 tháng giới hạn 3000 hóa đơn thanh toán/1 tháng, không hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi của nhà hàng – Gói phổ biến: 170.000 VNĐ/1 tháng không giới hạn hóa đơn thanh toán, hỗ trợ quản lý tồn kho và thu chi của nhà hàng |
| KiotViet | √ | √ | – Windows – Android – iOS | – Gói hỗ trợ: 180.000 VNĐ/1 tháng, phù hợp với mô hình nhà hàng nhỏ, cho người bắt đầu kinh doanh hoặc bán hàng online, giới hạn cho 1 nhà hàng tối đa 3 người dùng – Gói chuyên nghiệp: 250.000 VNĐ/1 tháng, thích hợp mô hình kinh doanh chuyên nghiệp, giới hạn cho 1 nhà hàng không giới hạn người dùng. Trả thêm 180.000/1 tháng cho 1 chi nhánh |
| Phần mềm quản lý nhà hàng Cukcuk | √ | √ | – Windows – Android – iOS | 99.000 VNĐ/1 tháng |
| SAPO FnB | √ | √ | – Windows – Android – iOS | – Gói BASIC: 119.000 VNĐ/1 tháng, quản lý 1 nhà hàng, hỗ trợ cho 10 thiết bị – Gói PRO: 229.000 VNĐ/1 tháng, quản lý 1 nhà hàng, không giới hạn thiết bị và hỗ trợ quản lý chi nhánh |
Lời kết
Với những phân tích về ưu nhược điểm trên, hẳn bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về phần mềm quản lý nhà hàng miễn phí và có được lựa chọn phù hợp cho mình rồi phải không? Cho dù áp dụng mô hình kinh doanh ăn uống nào đi nữa, nếu có phần mềm để quản lý, chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn giải quyết khối lượng lớn công việc.